بطاقة مواصفات الحقيبة التدريبية لبرنامج مهارات السكرتارية الحديثة وفنون إدارة المكاتب العليا
يطيب لمؤسسة مهارات النجاح للتنمية البشرية أن تقدم لكم بطاقة الوصف لهذه الحقيبة التدريبية والتي نسعى من خلالها إلى تقديم خدمة تدريبية متوافقة مع الاحتياج التدريبي للجهات والفئات المستفيدة من هذا البرنامج التدريبي وفق معايير جودة تميزنا واستراتيجيات تدريبية ذات معايير عالمية .
ونأمل منكم الإطلاع على كامل المواصفات ودراسة مدى تلبيتها لاحتياجاتكم التدريبية والتنسيق معنا في حال رغبتكم في تقديم هذا البرنامج التدريبي لديكم أو المشاركة فيه .
إسم البرنامج مهارات السكرتارية الحديثة وفنون إدارة المكاتب العليا رقم البرنامج 512
اسم البرنامج باللغة الانجليزية القسم العام للبرنامج التنمية الإدارية
الفئة الفرعية مهارات السكرتاريا وإدارة المكاتب
مقدمة عن البرنامج

تقوم السكرتاريه بدور هام وحيوي في منظمات العمل الإداري على اختلاف أحجامها ونشاطاتها، وتساهم في مساعدة متخذي القرار في المنشآت على تحمل أعبائهم حتى تحقق المنشآت أهدافها ولذا يحرص المسؤولون في المنظمات الإدارية على العناية باختيار العاملين في أقسام السكرتارية عناية فائقة ، لأن السكرتير يساهم مساهمة فعالة في تحسين صورة المنشأة أمام العملاء ، ومن هنا حرص المفكرون والكتاب على المساهمة في تحديد الصفات والخصائص الواجب توافرها في من يشغل وظائف السكرتارية، كما حرصوا كذلك على تحديد المهام والواجبات التي يقوم بها السكرتاريون مساهمة منهم في تفعيل دور السكرتير داخل المنشأة.

 

 

مفهوم السكرتاريه :

 

كلمة سكرتير مشتقة من الأصل اللاتيني (Secret) ومعناها سر لتدل على ماتنطوي عليه أعمال من سرية وأهمية، كما يمكن تعريف السكرتارية بأنها العلم والفن الذي يبحث في تبصير كل موظف إداري أو كتابي بمهامم وظيفته، ويحدد سلطاته، علاوة على استمرار تدريبية لزيادة كفاءته، وتعريفه بالأسس والوسائل الحديثة التي يكفل له القيام بمهام وظيفته على أفضل وجه .

 

 

وتعرف جمعية السكرتيرين المحترفين الدولية السكرتير كما يلي " مساعد إداري يتقن مهارات إدارية ويظهر القدرة على تحمل المسؤولية دون إشراف مباشر، ويتمتع بالقدرة على التصرف والمبادرة ويتخذ قرارات في حدود الصلاحيات الممنوحة له".

 

 

وقد يعرف السكرتير في قاموس وبستر لتدل على ثلاثة معان :


 تستخدم كلمة سكرتير لتدل على المكان الذي يزاول فيه السكرتير أعماله المكتبية.


 تستخدم كلمة سكرتير لتدل على الموظفين المكتبيين بالجهة.


 تستخدم كلمة سكرتير لتدل على الشؤون الإدارية في المنشأة.

 

 

ومن خلال تلك التعريفات يمكننا القول بأن كلمة سكرتير تستخدم للتعبير عن :


التقسيمات الإدارية المعاونة للإدارات الرئيسية في مجال الأعمال المكتبية ويطلق عليها البعض اسم "الخدمات المكتبية".
الموظفين العاملين في مجال تحرير المراسلات ونسخها وتداولها وحفظها واسترجاع المعلومات، ومعالجة المكالمات الهاتفية، والاستعلام وتنظيم الاجتماعات ومقابلات الرؤساء.
أحد المجالات التي تمارس فيها الإدارة وظائفها الرئيسية (التخطيط، والتنظيم، والرقابة، والتنسيق، واتخاذ القرارات) بهدف العمال المكتبية واستخدام الجهزة الحديثة بالسرعة والكفاءة المطلوبة.

 

 

أهمية السكرتاريه :

تهدف السكرتارية الى تقديم الخدمات المكتبية المتعلقة بروتين العمل وتفصيلاته أو الى الإدارات الرئيسة في المنشأة ومن هنا يظهر الدور الفعال للسكرتير في إعفاء المديرين والإدارات الرئيسة من شغل أوقاتهم بالتفكير في هذه الأعمال الروتينية، بحيث يتفرغون كلياً لوظائفهم الرئيسية، من تخطيط وتنظيم ورقابة، وتمدهم بالبيانات والمعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات.

والسكرتير يعتبر بمثابة عنصر مهم في المنشأة ولا يمكن الاستغناء عنه بأي حال من الأحوال، ولا يمكن أن تنصور ما يمكن أن يعمله المديرون في المنشآت في حالة غياب السكرتيرين، بالتأكيد سيقضي المديرون وقتاً طويلاً في أداء أعمال روتينية دون أن يكون لديهم الوقت الكافي لأداء المهام والأعمال الرئيسية الهامة.

 

وتزايد نشاطات السكرتارية بصورة طردية نتيجة لعاملين رئيسين هما :


 زيادة حجم العمل المكتبي نتيجة نشاطات المنظمات وتعدد العلاقات مع المنظمات الأخرى والجمهور .


 التطور التكنولوجي في مجال الأعمال المكتبية حيث تطالعنا الشركات المتخصصة في مجال الأجهزة المكتبية يومياً بآلات ومعدات متطورة مرتبطة تماما بنشاطات السكرتارية والأعمال المكتبية .

 

ونحن في مهارات النجاح للتنمية البشرية وإدراكاً منا بأهمية تطوير أعمال السكرتاريا وإدارة المكاتب بالمنظمات الإدارية ، والمساهمة في تطوير قدرات العاملين في مجال الشكرتاريا وإدارة المكتب العليا فقد قمنا بتصميم هذه الحقيبة التدريبية التي تتميز بأن من قام بتصميمها هم خبراء التدريب والإدارة الذي قاموا بجميع الاحتياج التدريبي الفعلي من واقع الممارسات الفعلية في مجال السكرتاريا وتصميم هذه الحقيبة التي تهدف لتلبية الإحتياجات الحديثة للفئات المستهدفة .

وسوف نقوم في هذه الحقيبة بتحديد الجوانب العملية والتطبيقية للمهام والواجبات المناطة بموظفي السكرتارية، حيث سيتم في الوحدة الأولى تحديد مفهوم السكرتارية وأهميتها وأنواعها وصفات السكرتير الناجح، وكيفية إجراء ومعالجة الاتصالات الهاتفية بمهارة، كما ستغطي بقية الوحدات قدرة السكرتير على تنظيم الاجتماعات واستقبال الزوار وتنظيم زوار المكتب بفاعلية، كما سنتطرق إلى قدرة السكرتير على تنظيم ملفات المدير فنياً وبما يتلاءم مع طبيعتها وكيفية استرجاعها.

 

كما تتضمن الحقيبة في نهاية كل وحدة من وحداتها مجموعة من الأسئلة والحالات التطبيقية التي تهدف الى تعزيز وتثبيت المعلومات والمهارات التي تم عرضها في هذه الحقيبة وذلك للمساهمة في مساعدة موظفي السكرتارية على القيام بواجباتهم بالشكل الذي يحوز على رضا رؤسائهم وزملائهم وعملائهم في المنشآت التجارية.

 

وتستهدف هذه الحقيبة التدريبية تدريب كافة العاملين المختصين في قطاع السكرتارية و مجال المحفوظات و إدارات الأرشيف العام و حفظ الوثائق و العاملين في وظائف مديري مكاتب الإدارة العليا و كذلك العاملين بإدارة و أقسام السكرتاية في كافة المنظمات و المؤسسات و من ترى الإدارة أهمية حضوره .

 

ونحن في مهارات النجاح للتنمية البشرية نركز في تصميمنا لحقائبنا التدريبية على أن تكون مبنية على احتياج تدريبي فعلي يلبي حاجات المنظمات وشاغلي الوظائف بها ، وأن تكون منطلقة من إطار أكاديمي علمي محكم متوافق مع ما يقدم لدارسين بالجامعات والمعاهد الأكاديمية العالمية ولذلك فإننا نركز على المنهجية العلمية في تصميم حقائبنا التدريبية وان تصمم وتحكم من قبل مختصين في مجال الحقيبة التدريبية ، إلا أننا نتميز بالأسلوب التدريبي الشيق الذي ينقل هذه الحقيبة التدريبية من إطارها الأكاديمي الرتيب نوعاً ما إلى إطار أكاديمي تدريبي يركز على المشاغل التدريبية التي تحفز على التعلم النشط .

 

حيث تشتغل هذه الحقيبة التدريبية على تقديم تصور معرفي شامل عن علم السكرتاريا الحديثة، ولا تقتصر هذه الحقيبة على هذا التقديم ، بل تتجاوزه إلى تجارب تطبيقية من واقع ممارسات فعلية من خبراتنا التدريبية والإدارية والإستشارية ننقلها للمشاركين في البرنامج التدريبي .

 

إن هذه التجربة التي تقدمها هذه الحقيبة التدريبية تتلاقى مع توجهات مؤسسة مهارات النجاح للتنمية البشرية التي تعتني بتضافر الجانبين النظري والتطبيقي في سياق تدريبي عملي يجد له مكانة في التفكير النظري والممارسة العملية في حجرة التدريب . و في ضوء هذا التوجه ، فإن مهارات النجاح تتطلع إلى تقديم حقيبة تدريبية يجد فيها المشاركون ما يلبي حاجاتهم التدريبية ، وما يفيدون منه في ممارساتهم الإدارية  .

 

إننا نتطلع إلى أن تكون هذه الحقيبة التدريبية ، وغيرها مما ننتجه في مهارات النجاح للتنمية البشرية ، مدخلاً لحوار أوسع ومعمق يفضي إلى خلق مناخات إدارية تفاعلية تؤدي إلى إحداث تحول في العملية الإدارية والتربوية بمجملها ، وبما يجري في حجرة التدريب بشكل خاص في إطارها الاجتماعي بأبعاده كافة .

 

لقد ركزنا في مهارات النجاح للتنمية البشرية أن تكون هذه الحقيبة منطلقة لتقديم برنامج تدريبي ممتع ومفيد ولهذا فهي عبارة عن مشغل تدريبي فعلي يتعلم ويمارس فيها المشارك بأسلوب التعلم النشط الذي يجعل من المشاركين محوراً للعملية التدريبية .

 

لقد تم تصميم هذا البرنامج التدريبي ليكون مقدمة تأسيسه للعاملين في الميدان الإداري والتطويري والتدريبي .

 

ويطيب لنا فيما يلي أن نقدم لكم بطاقة توصيف للحقيبة التدريبية متمن لكم المتعة والفائدة .

 عدد الأيام والساعات التدريبية للبرنامج
عدد الفترات التدريبية لليوم الواحد عدد الساعات التدريبة في الفترة الواحدة عدد الأيام التدريبية مجموع عدد الساعات التدريبية
فترة واحدة 5 5 25
توزيع فترات التدريب لليوم الواحد
يختار المنظمين أحد الفترات أما الصباحية أو المسائية لإقامة البرنامج بما يتناسب مع امكانيات ورغبات المتدريبن واحتياجات العمل وفق التوزيع الزمني التالي :
أ . الفترة الصباحية :
الفترة الفترة الصباحية مجموع فترات الاستراحة مجموع الفترات التدريبية
الزمن 8-9.30 9.30 -10 10- 12 12-12.30 12.30-2
المقدار ساعةونصف نصف ساعة ساعتين نصف ساعة ساعة ونصف فترتين بمجموع ساعة ثلاث فترات بمجموع خمس  ساعات تدريبية
النشاط الفترة التدريبية الأولى استراحة الفترة التدريبية الثانية استراحة+ صلاة الظهر الفترة التدريبية الثالثة
ب . الفترة المسائية :
الفترة الفترة الصباحية مجموع فترات الاستراحة مجموع الفترات التدريبية
الزمن 4.30 -6 6-6.30 6.30-8 8-8.30 8.30-10.30
المقدار ساعةونصف نصف ساعة ساعة ونصف نصف ساعة ساعتين فترتين بمجموع ساعة ثلاث فترات بمجموع خمس  ساعات تدريبية
النشاط الفترة التدريبية الأولى استراحة الفترة التدريبية الثانية استراحة+ صلاة الظهر الفترة التدريبية الثالثة
ملاحظة : يمكن للجهة المنظمة التعديل في زمن بداية ونهاية الفترة بما يتناسب مع المنظقة الزمنية لتنفيذ البرنامج والثقافة السائدة في المنطقة والمنظمة مع المحافظة على نفس المقدار المحدد للفترات التدريبية والاستراحات.
المستهدفون من البرنامج التدريبي
 
أهداف البرنامج التدريبي

أهداف الحقيبة التدريبية :

أولاً : الهدف العام للحقيبة التدريبية :


بنهاية هذا البرنامج التدريبي نتوقع أن المشاركون قد حققوا النتائج الآتية ( بمشيئة الله ) :

بنهاية هذا البرنامج التدريبي نتوقع تنمية و تطوير قدرات و مهارات المشاركين في مجال السكرتاريا الحديثة وإدارة المكاتب العليا وذلك من خلال إكتسابهم للمعارف والخبرات والمهارات الحديثة تجاه إستخدام الأساليب والتقنيات المعاصرة في أعمال السكرتارية و المحفوظات وإدارة المكاتب العليا .

 

 

ثانياً : الأهداف التفصيلية :

تهدف هذه الحقيبة التدريبية إلى إكساب المشاركين المعارف والمهارات التالية :


1- تنمية و تطوير قدرات و مهارات العاملين لإكتساب المعارف الحديثة تجاه إستخدام الأساليب و التقنيات المعاصرة في أعمال السكرتارية و المحفوظات .

 

2- تنمية مهارات مدراء المكاتب و إمدادهم بالمعونة الفنية اللازمة لأداء العمل بالكفاءة الإنتاجية العالية و تزويدهم بالخبرات و المهارات التي تتطلبها مسئوليات و واجبات الوظيفة.

 

3- إكساب المشاركين المعارف و الخبرات و المهارات الإدارية و الفنية التي تمكنهم من تحقيق فعالية الإتصال و التنسيق بين الإدارة العليا و باقي أجزاء المنظمة وفقاً لأحدث أساليب التقنية المستخدمة في إدارة الأعمال و إنجازها بصورة تحقق أهداف المنظمة .

 

الوحدات المعرفية والمهارية للبرنامج التدريبي 

الوحدات المعرفية و المهارية للبرنامج :

 

أولاً : الوحدات المعرفية والمهارية التي تتضمنها الحقيبة التدريبية :

 

سيتعلم بإذن الله المشاركين في هذا البرنامج التدريبي الوحدات التدريبية المعرفية والمهارية التالية :

 

الوحدة التدريبية الأولى : مقدمة عن مفهوم السكرتارية :

وتشمل هذه الوحدة التدريبية المفردات التدريبية المهارية والمعرفية التالية :
 مفهوم السكرتارية .
 الفرق بين السكرتارية وتنسيق العمل .
 التطور التاريخي لإدارة السكرتارية .
 المفاهيم العامة للعاملين في مجال السكرتارية و المحفوظات المعاصرة في المنظمات الحديثة :
o أهمية الإدارة الفعالة لأعمال السكرتاريا في نجاح العمل الإداري .
o أنواع السكرتاريا .
o المكتب الحديث .
o و ظائف المكتب الحديث .
o أهداف المكتب الحديث .
o أهمية إدارة المكاتب الحديثة .
o تنظيم أعمال السكرتارية والمحفوظات بالمكاتب الحيثة .

 

 

الوحدة التدريبية الثانية : الوظائف الفنية في ادارة الأعمال المكتبية :
وتشمل هذه الوحدة التدريبية المفردات التدريبية المهارية والمعرفية التالية :
 وظيفية السكرتير :
o بناء بطاقة الوصف الوظيفي .
 مهام السكرتارية .
 مهارات السكرتير .
 صفات السكرتير .
 واجبات السكرتير .
ورشة عمل تطبيقية لبناء بطاقة وصف وظيفي لمهمة سكرتير .
o أبعاد وظيفية السكرتير :
 البعد الإداري .
 البعد النفسي .
 البعد الاجتماعي .
 البعد الثقافي .
 البعد الأخلاقي .
 البعد الأمني .
 وظيفية مدير المكتب :
o بناء بطاقة الوصف الوظيفي لمهمة مدير مكتب .
 مفهوم إدارة المكاتب العليا .
 إختصاصات و واجبات و مسئوليات مدراء المكاتب .
 المفهوم العلمي للإتصالات الإدارية و أساليبها .
 فن التعامل مع القيادات و المرؤوسين .
 المهارات السلوكية المتصلة بوظيفية مدير المكتب .
 ورشة عمل تطبيقية لبناء بطاقة وصف وظيفي لمهمة مدير مكتب .
o أبعاد وظيفة مدير المكتب :
 التخطيط للإجتماعات .
 جدولة الأعمال .
 وضع نظم الفهرسة و الحفظ .
 نظم المعلومات و صناعة القرارات .
 مهارات إعداد التقارير العليا ( مؤشرات الأداء ).
 إدارة العلاقة بين موظفي الإدارة العليا بالوحدات التنظيمية الداخلية مع باقي الوحدات داخل المنظمة أو بالجهات الخارجية .

 

 

الوحدة التدريبية الثالثة : برتكول العمل بالسكرتاية :
وتشمل هذه الوحدة التدريبية المفردات التدريبية المهارية والمعرفية التالية :
 مفهوم البرتوكول .
 عناصر فعالية تصرفات السكرتير .
 مهارات السكرتير في إدارة برتكولات التعامل :
o إدارة الإنطباع الأول لدى المستفيد من خدمات السكرتاريا :
 نتائج دراسات الدكتور ألبرت مهرابيان في مجال الاتصال .
 أهمية الإستفادة من نتائج دراسات الدكتور ألبرت مهرابيان في مجال السكرتاريا .
 ملخص الأبحاث الأخيرة التي أجريت حول تأثير لغة الجسد في إقناع الآخرين .
 مفهوم الإنطباع الأول .
 العوامل المؤثر في تكوين الإنطباع الأول لدى المتلقي لخدمات السكرتاريا .
 مفهوم الكايزما .
 الخصائص النفسية للسكرتارير الفعال .
 الخصائص الجمسة للسكرتارير الفعال .
 أهمية التوافق بين الخصائص الجسمية والنفسية للسكرتير لصناعة الإنطباع المثالي .
 مهارات الاتيكيت في اللبس وأثرها في نجاح عمل السكرتير الفعال .
 المهارات الصوتية للسكرتاريا الفعال .
 مهارات استخدام لغة الجسد الفعالة للسكرتارير الفعال .
 مهارات النظرة الشمولية .
o المهارات اللغوية :
 مفهوم المهارات اللغوية .
 أهمية المهارات اللغوية في لنجاح السكرتير الفعال .
 لغة ميتا .
 لغة ميلتون .
 صناعة التأطير .
 تطبيقات عملية على المهارات اللغوية فيي مجال السكرتاريا .
o مهارات الاتصال الفعال :
 مفهوم الاتصال .
 نموذج الإتصال .
 نموذج نافذة جو –هاري  THE JOHARI WINDOW MODEL  وتطبيقاتها في مجال السكرتاريا .
 تطبيقات عملية على مهارات الاتصال الفعال في مجال السكرتاريا .
o مهارات بناء الألفة Rapport :
 مفهوم بناء الألفة .
 أهمية بناء الألفة في مجال عمل السكرتاريا .
 مهارات المعايرة ( التدريج ) Calibration .
 تطبيقات عملية على مهارات المعايرة ( التدريج ) Calibration في مجال السكرتاريا.
 إستراتيجية بناء الألفة Rapport .
 تطبيقات عملية على إستراتيجية بناء الألفة Rapport في مجال السكرتاريا . .
 تقنية مواقع الإدراك Perceptual Positions .
 تطبيقات عملية على تقنية مواقع الإدراك Perceptual Positions في مجال السكرتاريا .
o قواعد الإتيكيت ( آداب المعاملة و اللياقة ) :
 مفهوم الإتيكيت .
 أهمية معرفة معايير الإتيكيت العالمي والمحلي لنجاح السكرتير في مهامه .
 المعايير العالمية للإتيكيت المتفق عليه في مجال السكرتاريا .
 العرف السائد في الإتكيت المتفق في مجال السكرتاريا بالوطن العربي .
 العرف السائد في الإتيكيت المتفق في مجال السكرتاريا في وطنا .
 تطبيقات عملية على قواعد الإتيكيت في مجال السكرتاريا .
o تنمية مهارات الإتصال من منظور العلاقات التبادلية :
 مفهوم الأنماط السلوكية البشرية .
 العوامل المؤثرة في تشكيل الأنماط السلوكية البشرية .
 مهارات التعامل مع الأنماط البشرية المختلفة .
 كيف نتعامل مع 13 نمط سلوكي متكرر في سلوك المستفدين من خدمات السكرتاريا .
 تطبيقات عملية على التعامل مع الأنماط السلوكية البشرية في مجال السكرتاريا .

 

 

الوحدة التدريبية الرابعة : مهارات و أداوات و إستراتيجيات السكرتارية الحديثة :
وتشمل هذه الوحدة التدريبية المفردات التدريبية المهارية والمعرفية التالية :
 أولاً : مهارات إدارة الملفات :
o مراحل أنظمة الإعداد والتجهيز لتنظيم الملفات و المعلومات .
o الإستراتيجية المستخدمة لخدمة أعمال السكرتارية و المحفوظات:
 مهارات إستقبال وتصدير المكاتبات .
 طرق الفهرسة و الحفظ للوثائق والملفات ( تطبيقات عملية ) .
 فن المكاتبات الرسمية و صياغاتها ( ( الخطاب / المذكرة / التقارير ) .
 فن كتاب التقارير .
 فن تنظيم الاجتماعات .
 فن كتابة وإدارة محاضر الاجتماعات .
 ثانياً : مهارات التفكير العليا لسكرتير الفعال :
o مفهوم مهارات التفكير العليا .
  o أهمية التمكين من مهارات التفكير العليا وتفعيلها للسكرتير الفعال .
o البرامج العقلية العليا وأثرها على نجاح السكرتير الفعال .
o مهارات تنشيط الذاكرة .
o مهارات حل المشكلات وإتخاذ القرارات .
o مهارات التفكير الإبتكاري ـ
o مهارات التفكير الإبداعي .
o تطبيقات عملية على مهارات التفكير العليا للسكرتير من واقع الممارسات العلمية لمهمة السكرتاريا وإدارة المكاتب .
 ثالثاً : مهارات إدارة الصراعات وتخفيف التوتر في بيئة العمل :
o مفهوم إدارة الصراعات .
o مفهوم التوتر .
o أهمية قدرة السكرتير ومدير المكتب على إدارة الصراعات بفعالية لنجاح عمله .
o مهارات إدارة الصراعات .
o مهارة حل النزاع و مواجهة المشكلات بفعالية .
o مهارات تخفيف التوتر في بيئة العمل .
o آليات تحسين العلاقات الإنسانية في بيئة العمل .
o مهارات الإستراخاء لسكترير الفعال .
o تطبيقات عملية على إدارة الصراعات وتخفيف التوتر في بيئة العمل من واقع عمل السكرتير ومدير المكتب .
 رابعاً : مهارات الاقناع  :
o مفهوم الاقناع .
o الفرق بين الاتصال والحوار والتفاوض والاقناع .
o هل الإقناع فن أم علم .
o أهمية مهارات الاقناع للسكرتير الفعال .
o نماذج التأثير الأربعة في عملية الإقناع  .
o النماذج الثلاثة للمؤثرين في عملية الإقناع .
o إستراتيجية هوف رانك للإقناع (إستراتيجية التركيز والتخفيف ) .
o تطبيقات عملية على إستراتيجية هوف رانك للإقناع في مجال السكرتاريا .
 خامساً : مهارات إدارة الوقت وأدواته .
o مفهوم الوقت .
o أهمية الإدارة الفعالة للوقت وأثرها في نحاح عمل السكرتير الفعال .
o مصفوفة المهم والعاجل وتطبيقات إستخدامها في إدارة الوقت .
o مهارات التخطيط بإستخدام خارطة غانيت لتنظيم الوقت .
o تنمية مهارات التخطيط لإدارة فعاليات زمن إستقبال الزوار :
 تصميم وتحديد شبكة الزوار .
 تصميم شبكة الخدمات المطلوبة .
 تحديد وتصميم إجراءات الإستقبال .
 تحديد وتصميم إجراءات تخطيط و متابعة طلبات زوار المكتب .
 مهارات التفويض :
 سادساً : مفهوم التفويض :
o متى نفوض ومتى لا نفوض المهام .
o أهمية التفويض الفعال لنجاح عمل السكرتير الفعال .
o نموذج التفويض الفعال .
o بناء خرائط التدفق للمهام .
o تطبيقات عملية على مهارات التفويض من واقع عمل السكرتاريا وإدارة المكاتب .

 

 

الوحدة التدريبية الخامسة : إستخدام التقنية الحديثة في إدارة المكاتب وتفعيل أعمال السكرتاريا :
وتشمل هذه الوحدة التدريبية المفردات التدريبية المهارية والمعرفية التالية :
 مفهوم تقنيات السكرتارية .
 أهمية تفعيل التقنية في نجاح السكرتاريا الحيدثة .
 مفهوم الأتمتة .
 الإجراءات و الخطط التنفيذية لإقامة أنظمة متطورة لحفظ و إسترجاع مواد المعلومات .
 مزايا إستخدام التقنيات الحديثة في مجال السكرتاريا .
 إستخدام الميكنة الحديثة في إدارة المكاتب :
o الأجهزة الحديثة و الإدارة المكتبية الحديثة .
o ترشيد إستخدام الهاتف و الفاكس والتلكس ـ
o نظم تخطيط و متابعة خدمات الإتصالات الداخلة و الخارجية ـ
o الطباعة على الآلة الكاتبة ـ
o الطباعة على برامج معالجة النصوص .
o فن التعامل مع معدات تصوير و نسخ المستندات .
o الرقابة على عمليات الطباعة والتصوير .
o نظم معالجة البريد الوارد و الصادر .
 مهارات إستخدام البرامج التطبيقية الحديثة في مجال الإدارة المكتبية :
o مهارات استخدام تطبيقات Google في إدارة السكرتاريا .
o مهارات استخدام تطبيقات Microsoft Office في إدارة أعمال السكرتاريا .
o مهارات استخدام برنامج Microsoft Project 2010 في إدارة أعمال السكرتاريا .
o مهارات استخدام برنامج Microsoft Office Outlook في إدارة أعمال السكرتاريا .
o مهارات استخدام تطبيقات iPhone والهواتف الذكية في في إدارة أعمال السكرتاريا .

استراتيجيات التدريب
طريقة التدريب
إن عملية التدريب تسعى لسد الفجوة بين الواقع والمأمول وإكساب المتدربين المعارف والخبرات وتنمية قدراتهم ليتمكنوا من أداء مهامهم وتحقيق أهدافهم بكفاءه وفاعلية .
ونحن نسعى في مؤسسة مهارات النجاح للتمنية البشرية  لإتباع أحدث نظم واستراتيجيات التدريب ذات الفاعلية في عملية التعلم والتعليم ولهذا فقد عنينا عند تصميم هذه الحقيبة التدريبية باتباع طرق واستراتيجيات  تدريبية حديثة وفق منهجية عليمة متناسقة مع سياق البيئة التدريبية وفيما يلي الطرق والاستراتيجيات التي سنتبعها بإذن الله عند تنفيذ هذا البرنامج التدريبي:
و سائل ومعينات  التدريب
معايير غرفة التدريب

1ـ توفر مسجد أو مصلى قريب من الصالة التدريبية ويراعى أن لا يبعد عن الصالة مسافة تزيد عن 50 متر ( في حالة الدورات النسائية و الرجالية لابد من وجود مصليين منفصلين ) علماً بأننا نستوقف مع كل أذان للصلاة و إعطاء فرصة للمتدربين للاستعداد للصلاة و تأديتها على أن لا تتجاوز تلك الفترة أكثر من 20 دقيقة تشمل فترة استراحة و صلاة .
2ـ وجود دورات مياه مناسبة و نظيفة و قريبة من الصالة ( في حالة الدورات النسائية و الرجالية لابد من وجود دورتين للمياه احدهما نسائية و الأخرى رجالية و منفصلة و قريبة للصالة ) .
3ـ وجود مواقف لسيارات المتدربين بشكل نظامي و مناسب و أمن و قريب من الصالة التدريبية .
4ـ وجود لوحات إرشادية لمقر البرنامج داخل المقر تحمل اسم المؤسسة و البرنامج والمدرب و مقر الدورة و تاريخها و زمن البدء و النهاية .
5ـ يتم تنسيق جلوس المتدربين بالتنسيق مع المدرب و يشترط فصل مقاعد النساء عن الرجال بما يتناسب مع شريعتنا و المبادئ و القيم في المجتمع المطبق به الدورة .
و يجلس المتدربين أما على شكل حرف ( U ) أو شكل حرف ( v ) أو على شكل ورش عمل دائرة وتكون الطاولات لها خاصية التعديل و التغيير و يجب أن تكون الكراسي مريحة و متحركة ويتم الاتفاق مع المدرب على الوضعية المناسبة لجلوس المتدربين و التي تضمن راحتهم و التواصل العيني الجيد بينهم وبين المدرب و المعينات التدريبية و تسهل حركة المدرب .
6ـ لابد من وجود صوتيات جيدة في الصالة و وجود لاقط جيبي محمول متحرك ( لاسلكي ) ـ
7 . توضع طاولة لأدوات المدرب و هي جهاز الحاسب الآلي و الحقائب و الأدوات التدريبية .
8 ـ لابد من وجود شاشة عرض كبيرة و سبورة ورقية كبيرة .
9 ـ يتم التنسيق مع إدارة الصالة أنه سيتم تعليق أوراق الشروحات على حامل (ستاند) أو جدار الصالة .
10 ـ يتم التأكد من جودة التهوية للصالة و القدرة على تجدد الهواء بها .
11 ـ إنارة الصالة يجب ان تكون جيده و سيتحسن الإنارة البيضاء .
12 ـ يجب أن لا تكون بالصالة صور تشتت الانتباه او تتنافى مع القيم أو إعلانات لجهات أخرى .
13. في الدورات التي ويكون فيها دائرة تلفزيونية لمتدربين رجال و نساء يراعي جاهزية الدائرة التلفزيونية و أن الأخوات لديهم شاشتين أحدهما بالعرض التدريبي و الأخرى عرض فيديو للمدرب و لديهم ميكرفونات متحركة لغرض الاتصال بين الصالتين .
14ـ يمنع التدخين داخل الصالة التدريبية منعاً باتاً .
15 ـ يتم تكليف عمال للنظافة يقومون بتنظيم و تنظيف الصالة و ترتيبها و تعطير أجوائها قبل بدء البرنامج التدريبي و أثناء فترة التوقف للصالة أو الاستراحة .
16ـ يتم تهوية الصالة بفتح جميع الشبابيك فيها قبل بدء البرنامج التدريبي بساعة لتجديد الهواء و الطاقة و الأكسجين في الصالة كما يتم ذلك بشكل دوري في كل استراحة توقف .
17ـ يتم ترتيب مذكرات المتدربين و كراسيهم و التأكد من صلاحيتها قبل البرنامج التدريبي وأثناء فترات الاستراحة .
18 ـ تقوم الجهة المنظمة و إدارة الدورة بإعداد بطاقة بأسماء المتدربين توضع أمام كل متدرب لتسهيل التعارف بين المتدربين و تعرف المدرب عليهم .
19ـ تقوم الجهة المنظمة بطباعة بطاقات للمتدربين تحمل شعار الجهة التدريبية وشعار مهارات النجاح و مسمى البرنامج التدريبي و تعلق على صدر المدرب و يتم استلامها من سكرتارية الدورة عند بوابة الصالة التدريبية و عند خروج المتدرب لخارج الصالة يتم تسليمها لسكرتارية الدورة لحساب زمن حضور المتدرب و لضبط النظام و الحضور بالدورة
20ـ يراعى في الألوان ديكور الصالة أن تكون فاتحة و هادئة .
21ـ تستبعد كل الكراسي الزائدة عن عدد المتدربين بالصالة و يراعى ذلك بشكل دوري .
22ـ يوضع للمدرب كرسيين مرتفعين ليتمكن الحضور من رؤية المدرب أثناء التطبيقات و أثناء جلوسه على الكرسي .
23ـ يراعى وجود طابعة بالصالة التدريبية لغرض طباعة النماذج التدريبية الطارئة .
24ـ توضع طاولة استقبال بجانب بوابة الصالة التدريبية من الجهة الخارجية و تقوم سكرتارية الدورة باستعمالها في استقبال المتدربين و تنسيق الحضور و الانصراف و الرد على الاستفسارات .
25ـ يوضع ستاند ترحيبي خارج بوابة القاعة التدريبية باسم المؤسسة وشعارها و البرنامج والمدرب و مقر الدورة و تاريخها و زمن البدء و النهاية و يرحب فيه بالمشاركين .
26ـ توضع لوحة إعلانية كبيرة داخل الصالة التدريبية توضع خلف المدرب و تحمل اسم المؤسسة و شعارها البرنامج والمدرب و مقر الدورة و تاريخها.
27ـ توضع لوحات ترحيبه وتحفيزية للمتدربين بالمداخل و الممرات الموصلة لمقر الدورة .
29ـ يتم التأكد بشكل دوري من نظافة دورات المياه و تعطيرها و تعقيمها و توضع بها لوحات ترحيبه بالمتدربين .
( راجع دليل البيئات التدريبية )

البوفيه :

يعد بوفيه للمتدربين بواقع مرتين في كل فترة تدريبية حسب جدول الفترات التدريبية والموضح به فترات الإستراحة ويشمل على مياه + عصيرات طازجة + معجنات + شاي + قهوة + كبتشينو + كيك ( ويراعى التجديد و الابتكار و حسن التقديم ) .
كما يتم وضع المواد التالية على طاولة المتدربين و لكل متدرب :
• قنينة مياه صحية نقية و أصلية كبيرة وتكون جديدة وباردة .
• يوضع كوب زجاجي نظيف لكل متدرب بجانب قنينة الماء .
• لكل متدربين توضع علبة محارم صحية جديدة على طاولة المتدربين .
• توضع على كل طاولة مجموعة من الحلوى التي تذاب بالمص و تكون من النوع المنعش الذي يحوي كمية سكاكر طبيعية للمساعدة على التنشيط .

مذكرات ومطبوعات المادة العلمية للحقيبة التدريبية

تقدم لكل متدرب حقيبة تدريبية تحتوي على التالي :
• العرض التقدمي للبرنامج التدريبي مطبوعة بتنسيق برنامج Microsoft Office PowerPoint
• المادة العلمية للبرنامج التدريبي مطبوعة بتنسيق Microsoft Office Word .
• تمارين البرنامج التدريبي مطبوعة بتنسيق Microsoft Office Word
• CD يحوي كامل الحقيبة التدريبية والعرض التدريبي .

 شروط ومعايير  اجتياز البرنامج التدريبي

حتى يتمكن المتدرب من اجتياز البرنامج التدريبي لأبد من توفر الشروط و الضوابط التالية فيه :
1. حضور المتدرب ما لا يقل عن 90% من عدد ساعات البرنامج التدريبي مهما كانت الظروف التي يقدمها المتدرب وفي حال غياب المتدرب لمدة تصل في مجموعها خلال كامل فترة البرنامج التدريبي لمدة تزيد عن 5% من ساعات البرنامج التدريبي ساعة ونصف يقوم مدير البرنامج التدريبي بتوجيه خطاب تنبيه أولي للمتدرب وفي حال تواصل غياب المتدرب لمدة تزيد عن 10 % من مجموع ساعات البرنامج التدريبي خلال كامل البرنامج التدريبي يتم مخاطبة المتدرب وإشعاره بعدم توفر شروط اجتياز البرنامج التدريبي فيه نظاماً ولا يتم منحه بأي حال من الأحوال شهادة اجتياز البرنامج التدريبي.
2. أن ينفذ المتدرب كافة التمارين العلمية التي يطلبها منه المدرب في إطار البرنامج التدريبي .

معايير يجب توفرها في المتدرب للسماح له بحضور البرنامج التدريبي

شروط يجب توفرها في المتدرب للموافقة على ترشيحه لحضور البرنامج التدريبي :

1. الترشيح وفق المعايير الشروط هذه .
2. أن يكون المرشح لحضور البرنامج التدريبي من ضمن الفئة المستهدفة من البرنامج التدريبي وهم حيث تم تصميم البرنامج التدريبي ليتوافق مع إحتياجاتهم المحددة وتم تكيف الأمثلة والنماذج أثناء تصميم البرنامج التدريبي ليتناسب محتوياته مع إحتياجتهم الفعلية وطبيعة عملهم .
3. أن يكون متفرغاً للتدريب خلال كامل الفترة التدريبية للبرنامج التدريبي .
4. الالتزام بحضور كامل الفترات التدريبية . حيث لن نمنح شهادة لمن يتجاوز غيابه 10% من كامل الفترات التدريبية .
5. أن يلتزم بتطبيق كافة التقينيات والمهارات المطلوبة من مدرب البرنامج التدريبي .
6. يفهم المرشح لحضور البرنامج التدريبي أن مجرد حضوره للبرنامج لا يعني اجتيازه للبرنامج بل يجب أن يبذل الجهد الذي يجعله يجتاز البرنامج التدريبي ليتمكن من الحصول على شهادة البرنامج التدريبي .

معايير المدرب المجاز له تقديم البرنامج التدريبي

تشترط مؤسسة مهارات النجاح للتنمية البشرية لإعتماد إجازة مدرب في تدريب هذه الحقيبة التدريبية توفر المعايير المتوافقة مع المعايير العالمية في مجال التدريب وهي لهذا تشترط في مدربي هذه الحقيبة التدريبية المعتمدين من قبلها في التدريب المعايير التالية :
1- أن يكون مجتازاً لدورة المدرب المعتمد وفق معايير مهارات النجاح للتنمية البشرية .
2- أن يكون مدرباً معتمد في مؤسسة مهارات النجاح للتنمية البشرية ومصادقاً على وثيقة تقييم مدربي مهارات النجاح للتنمية البشرية .
3- أن تكون عضويته سارية المفعول في نظام مدربي مهارات النجاح للتنمية البشرية .

استراتيجيات التقييم المتبعة
تعليمات وقواعد تنظيمية

1ـ وسائل تقويم من قبل المدرب و إدارة الدورة :
التدريب هو عبارة عن سد فجوة الأداء و حتى ينجح البرنامج التدريبي فهناك منظومة من العوامل تساهم في إنجاح البرنامج و هي المدرب و إدارة الدورة و الخدمات و الصالة التدريبية والحقيبة التدريبية و الأهداف التدريبية و المتدربين و البيئة التدريبية الداخلية و الخارجية وعليه يتم تقويم الدورة قبل و أثناء و بعد لدورة حيث يتم عقد اجتماع قبل البرنامج التدريبي لتأكد من الاحتياجات التدريبية للمتدربين و معرفة الأهداف التدريبية لهم و للجهة التدريبية و استعراض البرنامج التدريبي و توزيع المهام على المشاركين في التنفيذ ( راجع الملحقات - ملحق الاجتماع التقويمي للبرنامج –أهداف الاجتماع القبلي ) كما يعقد اجتماع يومي بعد نهاية البرنامج التدريبي يومياً بربع ساعة و يستمر لمدة 30 دقيقة ويضم المدرب والجهة الهيئة التدريبية و مدير البرنامج و مدير الخدمات لاستعراض برنامج اليوم التدريبي و مناقشة وسائل التحسين في اليوم التالي ( راجع الملحقات - ملحق الاجتماع التقويمي للبرنامج – اجتماع تقويم اليوم التدريبي ) كما يعقد اجتماع ختامي بعد نهاية البرنامج التدريبي و لمدة ساعة للتقويم النهائي للبرنامج و يذكر به توصيات للتحسين في البرنامج عند عرضه مرة أخرى (راجع الملحقات - ملحق الاجتماع التقويمي للبرنامج – اجتماع التقويم النهائي للبرنامج )
و يعتمد في التقويم الأولي لوحة التوقعات واستمارات الخبرات للمتدربين ( راجع الملحقات - ملحق لوحة التوقعات و استمارة الخبرات للمتدربين) حيث يتم الطلب من المشاركين تعبئة هذه الاستمارات قبل بدء البرنامج التدريبي أما التقويم أثناء و بعد البرنامج فيعتمد على أساليب الملاحظة و القياس و استمارات التقويم من المتدربين بشكل يومي ولوحة التقويم .


2 ـ وسائل التقويم من قبل المتدربين :
أـ استمارات الخبرات ( راجع الملحقات - ملحق لوحة التوقعات و استمارة الخبرات للمتدربين)
ب ـ استمارة التقويم اليومي و النهائي ( راجع الملحقات ـ ملحق استمارة تقويم برنامج تدريبي )
ج ـ لوحة التقييم اليومي ( راجع الملحقات - ملحق لوحة التقييم اليومي )
د ـ سلة الاقتراحات ( راجع الملحقات - ملحق سلة الاقتراحات)
و يتم دراسة هذه الوسائل التقويمية بشكل دوري و تحليلها باستخدام برنامج اكسل بشكل يومي ( راجع الملحقات - ملحق تحليل استمارة التقويم للبرنامج التدريبي)


بطاقة المتدربين ودورها في حساب الحضور والغياب للمتدربين :
1. تقوم البرنامج التدريبي بإعداد بطاقات للمتدربين ( تعلق على الصدر ) و لوحات أسمية ( توضع أمام كل متدرب أثناء جلوسه في الصالة التدريبية ) لكل مشارك من المشاركين .
2. يخصص ركن خاص عند مدخل الصالة التدريبية لاستلام وتسليم البطاقات واللوحات الاسمية .
3. تقوم إدارة البرنامج التدريبي بوضع لوحة تنبيه للمشاركين بأهمية استلام البطاقة واللوحة عن الدخول للقاعة وتسليمها عن الخروج منها .
4. عند دخول المتدرب للقاعة بعد كل ستراحة أو فترة تدريبية أو خروجه منها يجب عليه أن يقوم بتسليم البطاقة واللوحة الاسمية .
5. تقوم إدارة البرنامج التدريبي بإحتساب وقت خروج ودخول المتدرب للصالة من خلال وجود اللوحة والبطاقة في ركن الاستلام .

ضوابط عامة لابد من مراعاتها أثناء تنظيم البرنامج التدريبي :
1. سيطبق على هذا البرنامج التدريبي معايير مؤسسة مهارات النجاح للتنمية البشرية في إعتماد المحتوى العملي والفعاليات العملية للبرنامج التدريبي حيث يجب أن يكون كامل البرنامج التدريبي متوافق مع التالي :
‌أ. التوافق مع ضوابط وأحكام الشريعة الإسلامية والكتاب والسنة النبوية .
حيث أن كافة البرنامج التدريبي من جوانبه التنظيمية والعلمية وأنشطته وفعالياته يجب أن تنضبط بضوابط وأحكام الشريعة الإسلامية والكتاب والسنة النبوية .
‌ب. المبادئ والقيم .
حيث أن كافة البرنامج التدريبي من جوانبه التنظيمية والعلمية وأنشطته وفعالياته يجب أن تراعي المبادئ والقيم للمجتمع المقام به البرنامج التدريبي وبما يتوافق مع الشريعة الإسلامية .
‌ج. إحترام عقول المشاركين .
حيث يجب أن يجتهد كافة أطراف العلمية التدريبية في تقديم ما يحترم عقول المشاركين ، ويلبي إحتياجهم التدريبي ، ويضمن جودة العلمية التدريبية والتوازن بين المتعة والفائدة في العلمية التدريبية .
‌د. المنهجية العلمية .
ونعني بها أن كل ما يقدم في هذا البرنامج يجب أن يحوي إحالة لمراجع ومصادر عملية ذات مرجعية علمية مؤصلة ودقيقة ، ويمكن للجميع تطبيقة وفق هذه المنهجية العلمية .
‌ه. مراعاة الآثار .
إن كافة العلمية التدريبية بكافة جوانبها التنظيمية والعلمية وأنشطتها وفعالياتها يجب أن تراعي مبدئ أن يكون البرنامج التدريبي إيجابياً للمدرب وللمتدرب وللجهة المنظمة وللمجتمع ويراعي آثار ما سيقدم فيها على الجانب الديني والروحي والاجتماعي والصحي والأسري والإقتصادي والعلمي والعلمي والنفسي والعقلي .
2. المدرب الدكتور محمد بن علي شيبان العامري هو قائد فريق العمل في البرنامج التدريبي و يعبر رئيس الفريق و له الحق في الطلب من الجميع مضاعفة الجهد و العطاء كما أن له وحده حق التقييم الفني للمشاركين وإعتماد منحهم للشهادات من عدمه بناء إنجازهم للمعاير إجتياز البرنامج التدريبي .
3. يقوم منسق الدورة أو مديرها بعقد جلسة تعريفية خاصة مع المدرب قبل بدء البرنامج التدريبي بيوم على أقل تقدير يوضح له خلفية المشاركين و احتياجاتهم التدريبية و أبرز المشكلات التي تواجههم و تواجه المجتمع المحيط بيئتهم و خلفياتهم الدينية و الطائفية والثقافية و الدينية و الاقتصادية و الاجتماعية و الوظيفية .
4. تعقد يومياً في نهاية اليوم التدريبي جلسة لتقييم كل يوم تدريبي تضم المدرب و مدير الدورة والمنسق وذلك لدراسة ملاحظات المتدربين و المدرب و إدارة الدورة و العمل على تفعيل الدورة .
5. يمنع التدخين داخل الصالة التدريبية أو الممرات المؤدية إليها أو في دورات المياه و خاصة فريق تنظيم البرنامج الإداري و التسويقي و التدريبي .
6. يلتزم جميع الفريق التدريبي و الإداري و التسويقي باحترام أوقات الصلاة و أدائها في أوقاتها جماعة مع المتدربين لأنهم يمثلون قدوة لغيرهم حيث سيتم التوقف مع الأذان مباشرة لأداء الصلاة و لا يجوز بأي حال تأخيرها أو تعطيلها .
7. يمنع دخول أي شخص غير مشارك في البرنامج التدريبي لداخل القاعة إلا بإذن خاص من المدرب شخصياً و بما يخدم البرنامج التدريبي و للمدرب و حده حق تحديد دخوله من عدمه .
8. لا يسمح داخل البرنامج التدريبي مطلقاً بالإختلاط بين الرجال والنساء سواءً كان أثناء جلسات العمل أو التطبيق الفعلي للبرنامج التدريبي أو جلسات الإستراحة أو البوفية .
9. سيتم أخذ لقطات فوتوغرافية للدورة و المتدربين لغرض التوثق في موقع مهارات النجاح (http://www.sst5.com/ ) و في مطبوعات و أدلة و معارض المؤسسة و في كل ما من شأنه إبراز خدمات المؤسسة التدريبية علماً بأننا نراعي النقاط التالية عند عملية التوثيق :
1ـ عدم تصوير المشاركات إلا بالتنسيق و فق ضوابط المجتمع و قيمه.
2. عدم التصوير لغرض التصوير بل يكون التصوير للتوثيق .
3. سيتم حذف كل صورة نرى أنها لا تحافظ على رونق التدريب و المتدربين .
10. عدم تصوير أو تسجيل الجلسات التدريبية إلا بعد إستاذن المدرب أو مدير البرنامج التدريبي وإشعار المتدربين والمتدربات للتنبه ويجب أخذ موافقة خطية من كل متدرب بموافقته على تصويره ضمن البرنامج التدريبي ويجب أن يكون ذلك الإذن مكتوباً و موقعاً من المتدرب أو ولي أمره في حال كونه قاصراً . ويكون نص الموافقة بشكل التالي :
 في حال عدم رغبتك في التصوير التوثيقي للدورة نرجو إبلاغنا و إن كنت لا تمانع في ذلك فنرجو إكمال البيانات التالية :
( ) أوافق على أن تظهر صوري ضمن التوثيق الإعلامي للدورة و يحق لمهارات النجاح الاستفادة من تلك الصور في توثيق الدورة و استخدامها في موقعها الإلكتروني وعروضها التدريبية في العالم العربي .
11. يمنع بشكل قطعي على كل أطراف العلمية التدريبية ( المدربين – المتدربين – الجهة المنظمة – الجهاز الإداري – الجهاز الفني – المساعدين – المنسقين – المسوقين ) وكل من له علاقة بالبرنامج التدريبي التلفظ بما يسئ إلا أي جهة أو كيان و سياسة أو ثقافة أو أشخاص أو دول خارج إطار الدورة التدريبية .
12. لا يجوز الحديث أو توزيع إي إعلان أو برشور دعائي لأي جهة تدريبية أو مدربين أو جهات أخرى مهما كان نشاطها داخل الدورة التدريبية أو في سياقها أو في ردهاتها .
13. يمنع بشكل قطعي على كل أطراف العلمية التدريبية ( المدربين – المتدربين – الجهة المنظمة – الجهاز الإداري – الجهاز الفني – المساعدين – المنسقين – المسوقين ) وكل من له علاقة بالبرنامج التدريبي مهاجمة المدربين الأخرين أو الجهات التدريبية أو الاستخفاف بهم أو الإساءة إليهم .
14. في حال حاجة احد المتدربين للتصوير بكاميرته الخاصة أو الكاميرا الملحقة بهاتفة المحمول لابد من الإستذان من الشخص أو المجموعة التي يود تصويرها ولا تتحمل الجهة المنظمة أو الجهاز التدريبي تبعات تصرفه الفردي .
15. في حال رغب أحد المتدربين أو المتدربات أو الجهة المنظمة أو أحد أطراف العملية التدريبية في تسجيل الدورة كاملة أو مقطع منها صوتياً أو تسجيل فيديو فلا بد من التنسيق مع إدارة الدورة و أخذ موافقتهم و نحن في العادة نسعد بمثل هذا التوثيق و نرحب به فقط نرجو التنسيق معنا .
16. لا يجوز جلب الاطفال إلى مقر الصالة التدريبية مطلقاً حتى لا يؤثر ذلك على مجريات العملية التدريبية .
17. لا يجوز للمتدرب أو المتدربة مطلقاً جلب أحد الأفراد مهما كانت صفته لمقر الصالة التدريبية و الطلب منه حضور جزء من الدورة مهما كانت الظروف و في حال رغبتك في ذلك نرجو التنسيق المسبق مع إدارة الدورة .
18. جهاز الهاتف الجوال ( المحمول / الخلوي / النقال ) وسيلة فعالة للاتصال و التواصل إلا أنه غير مرحب به أثناء سير الدورة التدريبية و لهذا سيطلب بشكل حازم من كافة المشاركين من المتدربين والمدربين خاصة والجهاز التنظيمي للبرنامج عدم استعماله مطلقاً أُثناء البرنامج التدريبي و من الممكن أن يكون أما مغلق أو على الصامت .

معلومات اضافية

التغطية الإعلامية للبرنامج التدريبي :
يتم تشكيل لجنة إعلامية لتغطية البرنامج التدريبي وإبرازه إعلامياً من خلال التالي :
• تغطية صحفية بالصحف اليومية .
• تغطية تلفزيونية من خلال تنظيم رسالة إعلامية عبر القنوات الفضائية .
• التغطية الإعلامية من خلال موقع الإدارة الوزارة الإلكتروني .
• التوثيق الإعلامي لفعاليات البرنامج التدريبي .

المصادر والمراجع المرتبطة بالبرنامج:
لا توجد أي مصادر مرتبطة بالحقيبة التدريبية...
المدربين لهذه الدورة:
رقم المدربرقم البرنامجاسم المدربالرتبة
14512د. محمد العامريمدرب أساسي
 
الشهادات التابعة لهذا البرنامج :
تحميل التوصيف للحقيبة التدريبية :

 
 حفظ التوصيف للحقيبة اطبع التوصيف    
أخبار ذات صلة بالحقيبة التدريبية ننصح بالإطلاع عليها
جدول الدورات التدريبية القادمة للحقيبة التدريبية
جدول الدورات التدريبية المنفذة للحقيبة التدريبية
تقارير مصورة
عملاء تم تقديم هذه الدورة لهم
شركاء تدريب نفذوا هذه الحقيبة
الفئات المستفيدة من الحقيبة
حقائب تدريبية من نفس الفئة ننصح بالإطلاع عليها
تنمية مهارات مدراء المكاتب للإدارة العليا
التنمية الإدارية
مهارات السكرتاريا وإدارة المكاتب

هذا البرنامج التدريبي موجهة لمدراء مكاتب الإدارة العليا و من ترى الإدارة أهمية حضوره ويهدف هذا البرانامج التدريبي لتنمية مهارات مدراء المكاتب و إمدادهم بالمعونة الفنية اللازمة لأداء العمل بالكفاءة الإنتاجية العالية و تزويدهم بالخبرات و المهارات التي تتطلبها مسئوليات و واجبات الوظيفة . ونقدم في هذا البرنامج التدريبي للمشاركين الوحدات المعرفية والمهاريه التي تعرفهم بإختصاصات و واجبات و مسئوليات مدراء المكاتب . و المفهوم العلمي للإتصالات الإدارية و أساليبها و فن التعامل مع القيادات و المرؤوسين . و إدارة الوقت و الإستخدام الأمثل له . و فن المكاتبات الرسمية و صياغاتها ( الخطاب / المذكرة / التقارير ) . و الفهرسة و الحفظ ( تطبيقات عملية ) . و المهارات السلوكية المتصلة بالوظيفة و الج...

تنمية مهارات مدراء المكاتب للإدارة العليا
عدد مرات مشاهدة مواصفات الحقيبة التدريبية ( 8531   ) عدد مرات تحميل بطاقة وصف الحقيبة التدريبية ( 13 )
إعداد سكرتارية الإدارة العليا
التنمية الإدارية
مهارات السكرتاريا وإدارة المكاتب

يعد هذا البرنامج التدريبي هاماً لجميع العاملين في وظائف مديري مكاتب الإدارة العليا و كذلك العاملين بإدارة و أقسام السكرتاية في كافة المنظمات و المؤسسات . ونهدف من هذا البرنامج التدريبي لإكساب المشاركين المعارف و الخبرات و المهارات الإدارية و الفنية التي تمكنهم من تحقيق فعالية الإتصال و التنسيق بين الإدارة العليا و باقي أجزاء المنظمة وفقاً لأحدث أساليب التقنية المستخدمة في إدارة الأعمال و إنجازها بصورة تحقق أهداف المنظمة . حيث سيتعلم  المشارك طبيعة و أبعاد عملية التفاوض ، مفهوم التفاوض الفعال ، التفاوض كعملية اتصال ، من الذي يتفاوض ( حاله عمليه ). و أبعاد وظيفة مدير المكتب ( التخطيط للإجتماعات و جدولة الأعمال ـ و وضع نظم الفهرسة والحفظ ـ نظم المعلومات و صناعة القرارات ـ م...

إعداد سكرتارية الإدارة العليا
عدد مرات مشاهدة مواصفات الحقيبة التدريبية ( 6785   ) عدد مرات تحميل بطاقة وصف الحقيبة التدريبية ( 15 )
السكرتارية التنفيذية الحديثة
التنمية الإدارية
مهارات السكرتاريا وإدارة المكاتب

تعد هذه الدورة هامة لكافة العاملين المختصين في قطاع السكرتارية و مجال المحفوظات و إدارات الأرشيف العام و حفظ الوثائق . وقد تم تصميم هذا البرنامج التدريبي خصيصاً للقمة القيادة العليا ونتوقع بنهاية هذا البرنامج التدريبي أن المشاركون سحققون بمشئة الله النتائج الآتية تنمية و تطوير قدرات و مهارات العاملين لإكتساب المعارف الحديثة تجاه إستخدام الأساليب والتقنيات المعاصرة في أعمال السكرتارية و المحفوظات . إن مهارات السكرتارية التنفيذة تعد اليوم من المهارات الهامة ضمن المنظومة الإدارية حيث تساعد في التنظيم والترتيب وتسريع الإجراءات وضبط العلميات الإدارية بالمكاتب الإدارية العليا وهي هامة لكل قائد إداري .

السكرتارية التنفيذية الحديثة
عدد مرات مشاهدة مواصفات الحقيبة التدريبية ( 15492   ) عدد مرات تحميل بطاقة وصف الحقيبة التدريبية ( 25 )
محتويات بالمكتبة الالكترونية ذات صلة بالحقيبة التدريبية ننصح بالإطلاع عليها
 مقالات ذات صلة  
 
10 حقائق صحية لحياة أفضل بالمكتب
مهارات السكرتاريا وإدارة المكاتب
تمت الاضافة بواسطة: فريق عمل الموقع                  الكاتب: فريق عمل تعلم معنا    المصدر: موقع البلاغ
* اصبح عالم الأعمال يتميز بالمنافسة العالية و بمطالبات أكثر فعالية وإنتاجية، غير أن ظروف الحياة أصبحت أكثر صعوبة – ماليا و نفسيا و جسمانيا، وكل هذه العوامل تزيد من الضغوط وتؤثر سلبا على الإنسان. أثبتت الدراسات أن الذين يعملون تحت ضغوط هم أكثر عرضة لارتفاع ضغط الدم و نسبة الكولسترول في الدم. تعتقد الدكتورة استر سترنبيرق استشاري علم النفس بالمعهد القومي للصحة العقلية بالولايات المتحدة أن التعرض للضغوط المزمنة تؤثر سلبا على جهاز المناعة. * برغم هذا فقد تعتقد أن العمل يتطلب كل الجهد ويحتاج لكل دقيقة من وقتك وقد تزيد من وقت عملك ساعات أطول. لكن العديد من الدراسات والأبحاث تفيد بأن التفاني المبالغ فيه له نتائج سيئة على صحتك وحياتك الشخصية، كما يؤثر على مستوى الإنتاج في العمل. بعبارة اخرى فإن "كل... 10 حقائق صحية لحياة أفضل بالمكتب
عدد المشاهدات ( 6538 )     عدد الردود ( 0 )  عدد مرات الطباعة ( 3 )
التفاصيل...
مالم يكتب في إدارة المكتب/ ح (2)
مهارات السكرتاريا وإدارة المكاتب
تمت الاضافة بواسطة: فريق عمل الموقع                  الكاتب: فريق عمل تعلم معنا    المصدر: مهارات النجاح للتنمية البشرية
نبذة عن المدير المدير هو أحد أفراد الهيئة ويكون مسئولا عن أداء مجموعة من المرؤوسين بغرض تحقيق أهداف الهيئة وذلك من خلال ما يقوم به من الوظائف العملية الإدارية ومن تخطيط وتنظيم وصنع واتخاذ القرار قيادة وتوجيه ومن ثم المراقبة مع الأستخدام الأمثل للموارد التنظيمية المتاحة، وتختلف هذه المسؤولية حسب المرتبة والموقع والمهام المناطة به. بذلك يكون للمدير ثلاثة ركائز أساسية لإنجاز أهداف المنظمة بكفاءة وفاعلية وهي: * العمل مع الآخرين * القيام بالوظائف الإدارية * تحقيق الأستخدام الأمثل للموارد المتاحة مسئوليات المدير تختلف مسئوليات المدير حسب المستوى الإداري الذي ينتمي إليه وعمل الإدارة التي يقوم بإدارتها، حيث تنقسم الإدارة إلى ثلاث مستويات رئيسية تحدد على أساسها المسئوليات وهي: 1. الإدارة الع... مالم يكتب في إدارة المكتب/ ح (2)
عدد المشاهدات ( 9923 )     عدد الردود ( 0 )  عدد مرات الطباعة ( 6 )
التفاصيل...
مالم يكتب في إدارة المكتب/ ح (1)
مهارات السكرتاريا وإدارة المكاتب
تمت الاضافة بواسطة: فريق عمل الموقع                  الكاتب: فريق عمل تعلم معنا    المصدر: مهارات النجاح للتنمية البشرية
على مدير المكتب أن يلغي كلمة (لا أعرف) من قاموس مفردات معرفته فهو يفترض منه أن يعرف كل شيء عن كل شيء ففي كل تخصص يجب أن يكون له باع وفي كل موضوع يجب أن تكون له معرفة وفي كل استشارة يجب أن يكون له رأي كل تجاه يجب أن تكون له بوصلة. إن مدير المكتب يعني بالعديد من المهام والواجبات ومن أهمها الإدارة. ولما للإدارة من أهمية لمدير المكتب ولاستمرار نجاحاته واحدة تلو الأخرى وجدت أنه من الواجب التطرق قليلا لمبادئ وأساسيات علم الإدراة وذكر بعض ما يهم مدير المكتب أن يعرفه. تعريف الإدارة مدير المكتب مدير مستقل بحد ذاته فلديه مجموعة من الموظفين يعملون تحت إدارته كما أنه يعمل هو تحت إدارة المسؤل، لذا عليه التعرف على مبادئ الإدارة والعمل بها، لذا كان من الواجب التطرق بعض الشيء للأمور الأساسية التي يجب أ... مالم يكتب في إدارة المكتب/ ح (1)
عدد المشاهدات ( 11802 )     عدد الردود ( 0 )  عدد مرات الطباعة ( 12 )
التفاصيل...
التعليقات
 تفضل بالتعليق
الاسم  
عنوان التعليق: 
 
نص التعليق: 
 
البريد الالكتروني:    

 إدارة الحقائب الالكترونية 
 
احصائيات الحقائب التدريبية
عدد الفئات الرئيسية: ( 6 )
عدد الأقسام الفرعية 62) عدد الحقائب : ( 134)
عدد القراءات: ( 1983644 )
عدد الردود: ( 112)
 

أقسام الحقائب
 

الدورات التدريبية القادمة
 

من عملائنا

صندوق العمل البحريني ( تمكين )
صندوق العمل البحريني ( تمكين )
 
أحدث الفعاليات



 
أحدث التقارير المصورة

المدينة:الرياض
التاريخ:01/06/2014
المدينة:الرياض
التاريخ:01/06/2014
المدينة:الرياض
التاريخ:01/06/2014
المدينة:الرياض
التاريخ:01/06/2014
المدينة:الرياض
التاريخ:01/06/2014
 

من شركاء التدريب

قرطبة للتدريب والاستشارات
قرطبة للتدريب والاستشارات
شركة ميجا للاستشارات
شركة ميجا للاستشارات
 

خدمات الحقائب التدريبية
Skip Navigation Links
حصر الاحتياجات التدريبية
الوصف الوظيفي للمستهدفين
استراتيجيات التدريب
طرق التدريب
وسائل التدريب
الوحدات التدريبية
دليل القصص الرمزية التدريبية
دليل معينات التدريب ( العملية )
دليل التمارين والتطبيقات العملية
دليل الاستبانات
استراتيجيات التقويم
البيئات التدريبية
المراجع والمصادر
شهادات الدورات
دليل العملاء
المدن التدريبية
النماذج والملحقات التدريبية
دليل إدارة التدريب
سؤال وجواب
 
القائمة البريدية
من أجل التعرف على جديد برامجنا التدريبية وخدماتنا الالكترونية أضف بريدك الى قائمتنا البريدية
 
 

خدمة اشعار SMS
يطيب لنا ان نزودك بأحدث الفعاليات والبرامج والإضاءات التحفيزية وجديدنا على موبايلك مباشرة وبشكل دوري
الاسم  
الدولة  
المدينة
فضلاً ادخل رقم الهاتف المحمول بدون الصفر ودون المفتاح الدولي
الجوال    

لإلغاء الاشتراك
للمزيد...
خـــدمــــاتــنــا الالكترونية
Skip Navigation Links
طلب دورة تعاقدية
إتصل بنا
أعلن معنا
الحسابات البنكية
أدوات مدير المشروع
أحدث الفعاليات
 

طلبات الحقائب التدريبية 
Skip Navigation Links
طلبات دورة تعاقدية
طلب شراء حقيبة تدريبية
الترشيح لحضور حقيبة تدريبية
 
اخبار ننصح بقرائتها



27/05/2005
الدكتور محمد العامري يقدم دورة فن إدارة السلوك في المنظمات ( إدارة السلوك التنظيمي ) لقيادات الإدارة العامة للتربية والتعليم بمحافظة الإحساء بالسعودية
15/06/2011
الدكتور محمد العامري يقدم دورة مهارات الاتصال الفعال لمنسوبي مؤسسة التنمية الأسرية بالإمارات العربية المتحدة
21/03/2014
الدكتور محمد العامري يقدم دورة دبلوم البرمجة اللغوية العصبية للقيادات في وزارة الداخلية في دولة قطر
14/02/2007
الدكتور محمد العامري يقدم دورة الإشراف التربوي الفعال لمنسوبي مدارس الفرقان الخاصة للبنين بالدوحة
18/12/2010
الدكتور محمد العامري يقدم دورة مهارات التميز الإداري لمدراء المدارس بتعليم الخرج
 
الخلاصات



احدث الاضاءات